知的生産性向上システムの運用は以下の①～③のプロセスで成り立ちます。

　①タイムマネージメント（効果的な仕事の時間割作り）

　②業務のブレイクダウン（仕事のこなし方の設計）

　③組織内での共有

　以上３つの視点からまず個人のタイムマネージメントを改善し、次に個々の改善が組織全体に効果的に浸透するシステムを構築していき、生産性向上を実現していきます。

　それぞれの視点について解説していきます。

　①タイムマネージメント（効果的な仕事の時間割作り）

　このプロセスは“個人のタイムマネージメントの改善”の第一段階になります。この時間割作りのプロセスはさらに“雑用（邪魔）による仕事中断対策”“集中力の切れ目でオン・オフの切り替えができるタイムマネージメント”の２つの工程に細分化されます。

　・雑用（＝邪魔）による仕事の中断対策

　特殊な職種を除き、一般的に私たちは個室で一人で仕事をしているわけではありませんので、途中途中で仕事の中断を余儀なくされる邪魔（インタラプト）が入ってきます。上司からの急な資料作成の要請であったり、新米アシスタントからの業務処理の質問であったり…。またお客様から電話があれば出ないわけにはいかないでしょう。そういった邪魔（インタラプト）が知的職種、ホワイトカラー職種の従業員たちの生産性向上に対する大きな阻害要因となっているのは言うまでもありません。知的生産性向上システムの考え方ではこういった様々なインタラプトが仕事を進める上で不可避なのであれば、あえて邪魔からの防衛のために『雑用を優先的に処理する時間帯を時間割に組み込む』という方法を採ります。こういったことは一見不可能に思いますが、チーム間、組織間のコンセンサス（合意、共有）がうまくいけば、飛躍的に生産性が上がります。

　・集中力の切れ目でオン・オフ切り替えるタイムマネージメントを設計

　一般的に人間の集中力が持続するのは、最大で２時間と言われます。特に知的作業についてはしっかりと集中力が発揮されて取り組めるかどうかということが成果に非常に影響してきます。よって、知的生産性向上システムではこの『２時間』の時間割の組み込み方を非常に重視しています。

　つまり、集中力を発揮できる２時間ごとに達成感と開放感が得られるようなタイムスケジュール、仕事の仕方の設計をしていきます。全ての知的作業では集中力が散漫となる２時間超えの業務を継続して行わせないようにタイムスケジュールを組むことが、生産性向上のカギとなります。

　以上のように『２時間以内の集中タイム』と『雑用優先の時間帯』を組み合わせることによって、より効率的かり理想的なタイムスケジュールを組んでいきます。

 

　②業務のブレイクダウン（仕事のこなし方の設計）

　ホワイトカラー職種で生産性の阻害要因となっているもう一つの大きな要因は『（上司等の）仕事の渡し方』『仕事の受け方』の双方、あるいはその一方に問題があるケースです。社内の関係部署や自分の上司から仕事を受けた時にどのように考え、どのように行動に移しているでしょうか？あるいはお客様から仕事を頂いた時、上司としてどのような考えの元に自部署のスタッフたちにどのような指示しているでしょうか？このときの思考や行動の習慣が知的作業の効率の良し悪しを左右する重要なファクターとなります。つまり『仕事の依頼者の真のニーズを掴み、無駄なことを一切しない』という思考パターンを習慣化し、『そのニーズの達成するために必要な作業を細かく具体的に分解する』行動が知的業務の生産性向上に大きく貢献します。

　つまり、依頼者のニーズをしっかり把握した上で無駄な作業を排除した『仕事の受け方の工夫』と仕事を受けた直後に行う『業務のブレイクダウン』が非常に重要であるということです。

　

　しかしながら、ただ闇雲に作業を細かく分解しても意味がありません。知的生産性向上システムでは６つの観点に着目し業務ブレイクダウン（仕事のこなし方の設計）を行うように推奨しています。

　６つの視点：

　　・予め誰かに聞いておくべきこと（Ｈｅａｒ）

　　・誰かに伝えておくべきこと（Ｉｎｆｏｒｍ）

　　・誰かに頼んでおかねければならないこと（Ｒｅｑｕｅｓｔ）

　　・自分で作業・実施しておくべきこと（Ｏｐｅｒａｔｅ）

　　・調査・検討を要すること（Ｅｘａｍｉｎｅ）

　　・予め誰かと交渉すべきこと（Ｎｅｇｏｔｉａｔｅ）

　これらの６つ視点で受諾した業務を分解していけば、部下への指示もスムーズに進み、アシスタント等に仕事を渡す際もムダな工程を経由することなく、組織としての生産性の向上が図れます。ただし、業務のブレイクダウンは仕事を受けた直後に実行しないと時間が経つにつれその効果は薄れていってしまいます。

　　つまり、このプロセスでの大事なことは

　　　・上手な『業務のブレイクダウン』が知的作業の生産性を高める

　　　・『業務のブレイクダウン』は仕事を受けた直後に実施しないと効果が大きく薄れる

　　　・上手な『業務のブレイクダウン』のためには、『効率のよい仕事の受け方の工夫』が必要となる

　　　　　　　　　　　　　　　　以上３点がポイントです。

　③組織内での共有

 　①で立案した各人の『タイムマネージメント＝効果的な業務の時間割』と②で解説した仕事の受諾した後の『業務のブレークダウン』の習慣化を組織に浸透させていきます。特に『時間割』については個別に立てたタイムスケジュールが複数乱立してしまうと混乱を引き起こし、かえって部署の生産性を悪化させかねません。しっかりと交通整理をした上で、各個人が知的業務に集中できる環境を創出していきます。

　『効果的な業務の時間割』が組織内でうまく機能している例として、『ブロックタイム』の設置が挙げられるでしょう。『ブロックタイム』とは文字通り、他からの接触を一切遮断し（もちろんお客様からの電話も取り継がない）知的業務にだけ集中できる一定の時間を設けることで、その時間帯の生産性を一気にあげることを狙った仕組みです。『ブロックタイム』は自部署の合意を取り付けるだけで導入できる簡易な仕組みで、かつ生産性は確実に上がります。

　①で立案した各スタッフの『時間割』を元に『ブロックタイム』を導入すべきか、導入するのであればルールや運用法（時間帯や長さ等）を検討していけばよいでしょう。